Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
KODi unterstützt die Menschen dabei, mutiger und verantwortungsvoller zu handeln und übernimmt Verantwortung für die Stärkung anerkannter Menschenrechte. Aus diesem Grund ist es für KODi von großer Bedeutung, die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) zu erfüllen. Verstöße können schwerwiegende Auswirkungen auf unser Unternehmen, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unsere Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner sowie andere Betroffene haben. Deshalb müssen und wollen wir sie frühzeitig erkennen, um entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten und mögliche Schäden abzuwenden.
Ein wichtiger Bestandteil unserer Sorgfaltspflichten ist die Einrichtung eines effektiven Beschwerdeverfahrens, über das Hinweise auf Verletzungen von Menschenrechten und Umweltrisiken weitergegeben werden können. Wir haben ein Beschwerdeverfahren eingerichtet, über das Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen abgegeben werden können. Schnelle, transparente Prozesse sowie eine vertrauliche und professionelle Bearbeitung der Hinweise durch interne Experten bilden das Fundament dieses Systems.
Nachfolgend sind die wichtigsten Informationen zum Beschwerdeverfahren verständlich, nachvollziehbar und im Sinne größtmöglicher Transparenz dargestellt:
Wofür gibt es das Beschwerdeverfahren nach dem LkSG?
Das Beschwerdeverfahren ermöglicht es jedem Einzelnen oder jeder Gruppe, passende Beschwerden oder Hinweise gegenüber KODi einzureichen. Dadurch entsteht ein Frühwarnsystem, das KODi auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken aufmerksam macht. Es können hierbei sämtliche Hinweise auf mögliche Gesetzes- und/oder Regelverstöße einschließlich menschenrechtlicher oder umweltbezogener Risiken oder Verletzungen den eigenen Geschäftsbereich betreffend sowie entlang der gesamten Lieferkette gemeldet werden.
Außerdem besteht auch die Möglichkeit, Verdachtsfälle zu melden, damit Schäden unmittelbar abgewendet oder minimiert werden können.
Wer kann Beschwerden und/oder Hinweise abgeben?
Jede Person im In- und Ausland kann Beschwerde und/oder Hinweise abgeben.
Wie können Beschwerden und/oder Hinweise abgegeben werden?
Beschwerden und/oder Hinweise bearbeiten wir vertrauensvoll mit der Rechtsanwaltskanzlei Kreutz & Partner aus Xanten, die uns schon seit langen Jahren und daher auch die internen Prozesse bei KODi gut kennt. Als professionelle Kanzlei des Mittelstands mit erfahrenen Juristinnen und Juristen kann jede Beschwerde und/oder Hinweis dort im Sinne aller Beteiligten gut betreut werden. Dabei ist insbesondere eine vertrauliche und unabhängige Bearbeitung der Beschwerden und/oder Hinweise gewährleistet.
Erreichbar ist die Kanzlei Kreutz & Partner in Ihrer Funktion als KODi-Beschwerdekanal unter:
E-Mail: kodi.hinweis@kreutzlaw.de
Telefon: 02801-771033
Anschrift: Kreutz & Partner Rechtsanwälte / KODi-Hinweisgeber / Sonsbecker Str. 61 / 46509 Xanten
Alle Kanäle stellen den vertraulichen Umgang der Meldungen sicher.
Wer bearbeitet die Beschwerden und/oder Hinweise?
Die Beschwerden und/oder Hinweise werden sowohl durch die Kanzlei Kreutz & Partner als auch durch die Vorgesetzten oder bekannten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner unparteiisch, unabhängig, weisungsfrei, vertraulich und unter angemessenem Zeitaufwand bearbeitet. Die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person sowie der sonstigen im Hinweis genannten Personen bleibt während des gesamten Prozesses gewahrt.
Wie werden hinweisgebende Personen geschützt?
KODi stellt die Vertraulichkeit jedes Hinweises sicher. Einschüchterungsversuche und Repressalien werden nicht geduldet. Wenn der Eindruck entsteht, dass aufgrund eines Hinweises Einschüchterungen oder Repressalien drohen, sollte dies an die Beschwerdestelle gemeldet werden. Einschüchterungen oder Repressalien werden nach den dargestellten Verfahren geprüft und ggf. weiter untersucht.
Soweit hinweisgebende Personen betroffen sind, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines unmittelbaren Zulieferers sind, wird KODI sich bemühen, entsprechende vertragliche Regelungen mit dem Zulieferer zu treffen.
Wie läuft das weitere Verfahren ab?
Nachdem eine Beschwerde oder ein Hinweis eingegangen ist, erhält die Person, die den Hinweis gegeben hat, innerhalb von einer Woche eine Bestätigung.
Die Beschwerdestelle überprüft dann, ob genügend Informationen zur Prüfung und Untersuchung des Sachverhalts vorliegen. Falls das nicht der Fall ist, wird die Beschwerdestelle gegebenenfalls mit der Person, die den Hinweis gegeben hat, Kontakt aufnehmen, um weitere Informationen zu erhalten. Falls erforderliche Informationen nicht verfügbar sind und keine Kontaktaufnahme möglich ist, wird der Fall geschlossen.
Die Beschwerdestelle untersucht den Fall selbst gründlich. Bei Bedarf klärt die Beschwerdestelle den Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person. Wenn möglich, wird um weitere Informationen gebeten. Steht nach erfolgter Sachverhaltsaufklärung sowie der Erörterung und Untersuchung zur Überzeugung der Beschwerdestelle fest, dass menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten im eigenen Geschäftsbereich und bei Zuliefern nicht vorliegen, wird der Fall geschlossen.
Wenn die Untersuchung ergibt, dass im eigenen Geschäftsbereich und bei Zuliefern menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Pflichtverletzungen vorliegen, wird ein Vorschlag für weitere Maßnahmen erarbeitet. Präventions- und Abhilfemaßnahmen werden insbesondere berücksichtigt. Dabei wird die Person, die den Hinweis gegeben hat, einbezogen, sofern es möglich und sinnvoll ist.
Der Lösungsvorschlag wird von der Beschwerdestelle umgesetzt und die Person, die den Hinweis gegeben hat, erhält eine Benachrichtigung über den Abschluss des Beschwerdeverfahrens, sofern eine Kontaktaufnahme möglich ist. Die Zeit, die für die Bearbeitung benötigt wird, kann stark variieren und reicht je nach Fall von wenigen Tagen bis zu mehreren Monaten.